29 technieken voor productiviteit en time management voor salesprofessionals

Nu de arbeidsmarkt in Nederland onder druk staat, zal het steeds vaker voorkomen dat de afdeling sales onderbemand is. Daardoor ontkom je als salesprofessional er niet aan om je efficiëntie en productiviteit te verhogen. In dit artikel geef ik praktische tips om als salesprofessional meer te bereiken in minder tijd. We richten ons op het bepalen van prioriteiten, het omgaan met overvloedige leads, het gebruik van geautomatiseerde tools en het ontwikkelen van productieve gewoontes. Allemaal manieren om als sales optimaal te presteren en alles onder controle te hebben.

Door René Bekink

De noodzaak voor efficiëntie in een overspannen arbeidsmarkt

De huidige overspannen arbeidsmarkt confronteert salesprofessionals met verhoogde werk- en prestatiedruk. De vraag naar gekwalificeerd salespersoneel overschrijdt het aanbod ruim, waardoor veel salesafdelingen een personeelstekort hebben. Het resultaat is dat salesprofessionals meer taken en verantwoordelijkheden op zich moeten nemen. In de praktijk betekent dit vaak dat ze meer leads moeten opvolgen, aanvragen beantwoorden, prospects moeten bezoeken en deals moeten sluiten, binnen strakkere deadlines. Natuurlijk vergroot dit in veel gevallen de fysieke en mentale belasting van salesprofessionals. Zo ontstaat de noodzaak om efficiënte timemanagementstrategieën te gaan gebruiken.

Meer doen in minder tijd; hoe pak je dat aan?

Het vraagt wat organisatie en nieuwe technieken om een hogere productiviteit te behalen. Als je dat handig aanpakt krijg je niet alleen meer gedaan, maar ook nog met minder moeite. Dat is een prettige bijkomstigheid in deze tijden van werkdruk en burn-outs.

Verkopers opereren vaak zowel binnen als buiten het kantoor. Ik laat je zien hoe je beide aspecten van je werk kunt optimaliseren, met specifieke tips voor het maximaliseren van effectiviteit, of je nu op kantoor of onderweg bent.

Efficiënt time management voor de binnendienst

Prioriteiten stellen

• Identificeer en focus op de belangrijkste taken die direct bijdragen aan het behalen van de belangrijkste doelstellingen.
• Gebruik tools zoals de Eisenhower’s-matrix om taken te categoriseren op urgentie en belangrijkheid.

Batchverwerking

• Groepeer vergelijkbare taken en verwerk ze in batches om cognitieve belasting te verminderen.
• Reserveer specifieke tijdsblokken voor het beantwoorden van e-mails, het opvolgen van leads en andere repeterende taken.

Gebruik van CRM-systemen

• Maak optimaal gebruik van Customer Relationship Management (CRM) systemen voor het organiseren van leads, contacten en taken.
• Automatiseer routinematige processen om tijd te besparen.

Training en ontwikkeling

• Investeer tijd in continue training om up-to-date te blijven met de nieuwste tools en technieken.
• Ontwikkel vaardigheden die gericht zijn op efficiëntie, zoals snel typen en effectieve communicatie.

Delegatie van taken

• Identificeer taken die door anderen kunnen worden uitgevoerd en delegeer deze om de focus te behouden op kerntaken.
• Bouw een effectief team op dat complementaire vaardigheden bezit.

Efficiënt time management voor de buitendienst

Geplande reistijd

• Plan reistijd strategisch om het aantal reizen te minimaliseren en tegelijkertijd zo veel mogelijk afspraken op één dag te plannen.
• Maak gebruik van hulpmiddelen zoals routeplanners om zo min mogelijk tijd met reizen kwijt te raken.

Voorbereiding op klantafspraken

• Verzamel alle benodigde informatie en documentatie voorafgaand aan klantbezoeken om de efficiëntie te verhogen.
• Gebruik checklists om ervoor te zorgen dat alle belangrijke punten systematisch worden behandeld tijdens het gesprek.

Flexibel gebruik van technologie

• Maak gebruik van mobiele apps en tools om onderweg toegang te hebben tot belangrijke gegevens en informatie, waaronder het bedrijfsnetwerk.
• Voer notities en updates direct in het CRM-systeem in om administratieve taken te minimaliseren.

Effectieve communicatie

• Houd communicatie met het team en klanten transparant en efficiënt.
• Gebruik communicatiekanalen zoals videoconferenties om op afstand te vergaderen en reistijd te verminderen.

Slimme follow-up

• Gebruik geautomatiseerde follow-upsystemen om op een gestructureerde manier contact te houden met klanten.
• Stel herinneringen in voor vervolgacties na een klantbezoek om geen kansen te missen.

Door deze tips toe te passen kun je, of je nu in de binnen- of buitendienst zit, je tijd effectiever beheren en je productiviteit verhogen, zonder dat je jezelf extra belast. Het aannemen van een doelgerichte aanpak zal niet alleen je individuele prestaties verbeteren, maar ook bijdragen aan het succes van het hele sales team.

Prioriteiten bepalen in drukke tijden

Het bepalen van prioriteiten binnen verschillende taken in de sales is cruciaal, vooral wanneer er meer werk is dan je aankunt. Een handige manier om dit te doen is door de Eisenhower-matrix te gebruiken. Deze matrix deelt taken in op basis van urgentie en belangrijkheid. Hier een stappenplan met een praktisch voorbeeld:

1. Identificeer de taken

Maak een lijst van alle taken die je moet volbrengen, zoals leadgeneratie, business development, klantenservice, klantbezoeken, upselling, cross-selling, enz.

2. Beoordeel op urgentie en belangrijkheid

• 

  Urgent en belangrijk: Taken die onmiddellijk moeten worden aangepakt en die aanzienlijk bijdragen aan langetermijndoelen. Bijvoorbeeld: Een grote klant heeft een dringende aanvraag ingediend voor een nieuwe dienst die je aanbiedt. Dit moet onmiddellijk worden behandeld.

• Urgent, maar niet belangrijk: Taken die snel moeten worden aangepakt, maar niet noodzakelijkerwijs bijdragen aan langetermijndoelen. Bijvoorbeeld: Een spoedverzoek van een bestaande klant voor informatie die niet direct tot een verkoop leidt. Dit moet snel worden afgehandeld, maar het heeft niet dezelfde impact op lange termijn.
• Belangrijk, maar niet urgent: Taken die belangrijk zijn voor langetermijndoelen, maar niet onmiddellijk moeten worden afgehandeld. Bijvoorbeeld: Het opstellen van een strategisch plan voor het komende kwartaal.
• Niet urgent en niet belangrijk: Taken die urgent noch belangrijk zijn. Deze taken kunnen mogelijk worden uitgesteld of gedelegeerd.

3. Prioriteiten bepalen

• Focus op taken die zowel urgent als belangrijk zijn, omdat deze zowel onmiddellijke resultaten opleveren als bijdragen aan langetermijndoelen.
• Stel een plan op om belangrijke, maar niet-urgente taken te beheren, zodat ze niet onopgemerkt blijven of vergeten worden.

4. Flexibiliteit in de aanpak

Wees bereid om prioriteiten aan te passen op basis van veranderende omstandigheden, zoals onverwachte klantbehoeften of marktverschuivingen.

Praktisch voorbeeld

Stel je voor dat je als accountmanager werkt en je hebt een dringende aanvraag van een bestaande klant voor een aangepaste service die niet standaard wordt aangeboden. Hoewel dit onmiddellijke aandacht vereist (urgent), kan het ook van groot belang zijn voor het behoud van deze klant op lange termijn (belangrijk). In dit geval zou deze taak in het “Urgent en Belangrijk” kwadrant vallen en moet het de hoogste prioriteit krijgen.

Het gebruik van de Eisenhower-matrix biedt structuur en duidelijkheid bij het bepalen van prioriteiten, waardoor salesprofessionals effectiever kunnen omgaan met een overvloed aan taken en de juiste focus behouden.

Omgaan met een overvloed aan leads

Een teveel aan leads kan overweldigend zijn. Marketing heeft het geweldig gedaan als sales wordt overstroomd door leads (MQL’s). Maar sales komt wel wat mankracht te kort. Toch wil je deze leads effectief beheren en geen waardevolle kansen verloren laten gaan. Hoe pak je dat aan?

Prioriteiten stellen

Identificeer de leads met het hoogste potentieel en focus op deze leads eerst. Als je een doelgroepanalyse hebt, kun je een score toekennen die toont hoe groot de kans op conversie van een lead is. Maak gebruik van lead scoring om de leads te prioriteren op basis van hun waarschijnlijkheid om te converteren.

Automatiseer en segmenteer

Implementeer geautomatiseerde tools, zoals marketing automation software, om leads te segmenteren op basis van relevante criteria. De minder interessante leads benader je met geautomatiseerde e-mails en follow-ups om die warm te houden.

Kwalificatieproces aanscherpen

Herzie het kwalificatieproces om alleen de meest veelbelovende leads over te dragen aan het salesteam. Koppel terug naar marketing om duidelijke kwalificatiecriteria vast te stellen, zodat zij daarnaar kunnen handelen.

Effectief gebruik van technologie

• Maak gebruik van CRM-systemen en andere technologische tools om leads centraal te beheren.
• Implementeer chatbots om eenvoudige vragen te beantwoorden en basisinformatie te verzamelen.

Continue communicatie tussen marketing en sales

• Organiseer regelmatig vergaderingen tussen de marketing- en salesteams om de voortgang te bespreken en het kwalificatieproces te verfijnen.
• Zorg voor een open communicatiekanaal waar feedback snel kan worden gedeeld met alle betrokkenen.

Praktisch voorbeeld

Stel dat de marketingafdeling een grote hoeveelheid leads (MQL’s) genereert voor een nieuw product. Het salesteam heeft echter te weinig middelen om alle leads te behandelen. Hoe haal je het maximale uit deze leads?

Stap 1: Prioriteiten stellen

De marketingafdeling en het salesteam werken samen om criteria voor lead scoring vast te stellen. Leads met een hoge score, bijvoorbeeld op basis van interesse, budget en beslissingsbevoegdheid, krijgen prioriteit.

Stap 2: Automatisering en segmentatie

Door geautomatiseerde e-mails te gebruiken kun je leads warm houden terwijl het salesteam zich concentreert op de hoogst scorende leads. Leads die een positieve respons geven op die geautomatiseerde e-mails gaan ook naar het salesteam. Met een marketing automation tool kun je leads geautomatiseerd segmenteren op basis van gedragskenmerken en interacties.

Stap 3: Kwalificatieproces aanscherpen

Het sales- en marketingteam komt regelmatig bijeen om het kwalificatieproces te evalueren. Als bijvoorbeeld blijkt dat leads met bepaalde gedragskenmerken een hogere conversieratio hebben, kunnen deze criteria worden opgenomen in het kwalificatieproces.

Stap 4: Effectief gebruik van technologie

Gebruik een CRM-systeem om alle leads te beheren, inclusief gedetailleerde informatie over interacties en kwalificatieresultaten. Een chatbot op de website verzamelt basisinformatie van leads en geeft automatisch follow-upinstructies aan het salesteam.

Stap 5: Continue communicatie

Regelmatige bijeenkomsten tussen marketing en sales zorgen ervoor dat eventuele aanpassingen aan het kwalificatieproces snel worden doorgevoerd. Feedback van het salesteam gebruik je om marketingcampagnes te optimaliseren.

Door deze stappen te volgen, kan het salesteam effectief omgaan met een overvloed aan leads, zelfs met beperkte middelen. Zo kunnen ze zich concentreren op die leads met het grootste conversiepotentieel en bereik je een maximaal resultaat. Met deze techniek krijg je ook de mogelijkheid speciale acties te voeren, die buiten de gewone salesactiviteiten vallen.

---

---

Je ontvangt één tot twee keer per maand een e-mail met redactionele informatie.
Je kunt je op ieder moment afmelden.

---

---

Andere productieverhogende gewoontes voor salesprofessionals

Gewoontes vormen de kern van productiviteit. Hierboven staan er al enkele uitgebreid beschreven. Er zijn echter meer effectieve gewoontes die je als salesprofessional kunt gebruiken om je dagelijkse prestaties te verbeteren. Ze helpen je om in drukke tijden je productiviteit te verhogen. Kijk maar eens welke jij goed kunt gebruiken:

Tijdsloten voor taken

Plan specifieke tijdsloten voor specifieke taken. Reserveer bijvoorbeeld de ochtend voor outbound calls en de middag voor follow-ups en administratieve taken. Bepaal de tijdsloten op basis van de bereikbaarheid van je doelgroep. Doelgroep goed bereikbaar? Tijd voor outbound calls!

Gebruik van templates

Maak gebruik van gestandaardiseerde e-mailtemplates voor veelvoorkomende scenario’s, zoals follow-ups, introducties en antwoorden op veelgestelde vragen. Dan hoef je maar één keer na te denken over een goede e-mail.

Effectieve luistervaardigheden

Ontwikkel effectieve luistervaardigheden om de behoeften van klanten beter te begrijpen en sneller relevante oplossingen aan te bieden.

Slim netwerken

Focus op kwalitatieve relaties in plaats van kwantiteit. Kies evenementen en netwerkmogelijkheden zorgvuldig om waardevolle connecties te maken. Een vakbeurs is ook een prima gelegenheid om op één dag meerdere relaties te spreken.

Permanente educatie

Blijf op de hoogte van de nieuwste trends en ontwikkelingen in de branche. Een goed geïnformeerde salesprofessional kan sneller inspelen op veranderende behoeften. Let ook op de technische ontwikkelingen binnen het salesvak; deze zijn in de regel gericht op verhoging van de productiviteit.

Snelle besluitvorming

Werk aan het vermogen om snel beslissingen te nemen. Langdurige besluitvormingsprocessen verspillen kostbare tijd.

Minimaliseer afleidingen

Creëer een geconcentreerde werkomgeving door afleidingen te minimaliseren. Zet meldingen uit, sluit irrelevante tabbladen en concentreer je op de taak voorhanden.

Slimme follow-up strategieën

Pas slimme follow-up strategieën toe, zoals het gebruik van herinneringen en automatisering, om ervoor te zorgen dat geen enkele lead verloren gaat.

Teamwerk en delegatie

Werk samen met collega’s en deel taken onderling. Delegeer taken die anderen beter kunnen uitvoeren, zodat je je kunt richten op je kerntaken.

Positieve mindset

Onderhoud een positieve mindset. Een positieve houding kan niet alleen je eigen prestaties verbeteren, maar ook de manier waarop je met klanten omgaat.

Feedback en reflectie

Vraag regelmatig feedback van klanten en collega’s. Reflecteer op je eigen prestaties en zoek naar manieren om continu te verbeteren.

Technologie-optimalisatie

Blijf op de hoogte van nieuwe technologische middelen die de efficiëntie kunnen verhogen. AI-gestuurde analyses kunnen bijvoorbeeld helpen bij het identificeren van kansen en trends.

Door een combinatie van deze methoden kun je als salesprofessional je productiviteit en effectiviteit vergroten. Hierdoor zul je beter kunnen omgaan met de uitdagingen van deze dynamische tijd, zonder dat het je stress oplevert.

Uitbesteding van sales: winst op productiviteit en kennis

Uitbesteding van deeltaken binnen sales is een slimme zet om de productiviteit te verhogen, vooral wanneer de salesafdeling onderbemand is. Repetitieve en/of tijdrovende taken zoals databaseopschoning, het opvolgen van niet-gekwalificeerde leads en koude acquisitie kun je overgedragen aan een gespecialiseerd b2b telemarketingbureau. Deze taken lenen zich goed voor uitbesteding. Ze zijn gestandaardiseerd en minder afhankelijk van de gedetailleerde kennis van interne processen of uitgebreide productkennis. De uitbesteding biedt de eigen salesprofessionals de mogelijkheid zich te concentreren op hoogwaardige taken, zoals het opbouwen van sterke klantrelaties, strategische verkoopplanning en het sluiten van complexe deals. 

Samenwerken voor succes

Een goede samenwerking tussen het interne salesteam en de externe partners is cruciaal voor succes. De interne salesprofessionals moeten hun externe collega’s niet zien als concurrenten. Het extern uitbesteden van routinetaken verhoogt juist hun productiviteit. Een duidelijke communicatielijn, regelmatige updates en gedeelde doelstellingen zorgen voor een naadloze samenwerking. De focus van het salesteam kan nu verschuiven naar activiteiten met een hogere toegevoegde waarde. Uiteindelijk resulteert dit in een effectievere en efficiëntere salesafdeling.

De samenwerking met een extern bureau biedt ook nieuwe commerciële inzichten. Doordat je als bedrijf altijd in je eigen branche actief bent, is de kans op bedrijfsblindheid groot. Een extern bureau is in de regel actief in diverse branches. Ze zijn daardoor eerder in staat salesstrategieën van buiten de sector bij jouw bedrijf te introduceren. Maak gebruik van die externe kennis.

Meer lezen

Een goede doelgroepanalyse bepaalt het succes in b2b-sales.

Salestaken uitbesteden als je te veel openstaande salesvacatures hebt.

Hoe verhoog je jouw B2B marketing en sales productiviteit: 3 strategieën – WYS

5 geheimen voor hogere arbeidsproductiviteit en effectiviteit in sales – Salesforce

9 B2B Sales Time Management Techniques Of Top Salespeople – Fullinfo

Bovenste foto: Cottonbro Studio.